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Damit dein Betrieb unabhängiger von Schlüsselpersonen läuft
Ich dokumentiere die wichtigsten Abläufe deines Betriebs, erstelle klare Arbeitsanweisungen und baue daraus ein digitales Betriebswiki. Damit weniger Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt, Mitarbeiter Aufgaben leichter übernehmen können und bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung nicht direkt die Hütte brennt. Du und deine Mitarbeiter erklären mir einmal, wie ihr arbeitet. Ich übernehme daraus die Dokumentation, erstelle die Arbeitsanweisungen und baue das System für euch auf.
Eike Stubbemann - Prozessberatung & Prozessoptimierung
Eike Stubbemann
Prozessberater & Optimierer
Ein Auszug der Kunden:
Kennst du das?
Wenn bestimmte Personen morgen ausfallen, brennt die Hütte
Gibt es diese eine Person bei dir im Betrieb, bei deren Ausfall die Hütte brennt? Vielleicht bist du das selbst. Vielleicht ein Mitarbeiter. Vielleicht sogar beides. Solange jeden Morgen alle zur Arbeit erscheinen, fällt das nicht auf. Doch sobald jemand länger krank wird, kündigt oder in Rente geht, merkst du: Nicht nur die Person fehlt, mit ihr fehlt auch das Wissen, das der Betrieb braucht.
"Chef, hast du mal eben
'ne Minute ...?"
Ständige Rückfragen reißen dich aus deinem Fokus und sorgen für diese Tage, an denen du dir denkst: „Ich habe extrem viel gemacht, aber irgendwie nichts geschafft …“ Mit klaren Prozessen, Anleitungen und einem digitalen Betriebswikipedia wird nachgeschlagen statt nachgefragt. So arbeitet dein Team selbstständiger und du wirst nicht wegen jeder Kleinigkeit aus deiner Arbeit gerissen.
10‒14h Tage sind normal, 8h Tage selten
Du trägst Verantwortung dafür, dass der Laden läuft. Und genau deshalb landet am Ende auch extrem viel bei dir:
Rückfragen, Entscheidungen, Probleme und Dinge, die sonst niemand übernehmen kann. Während andere Feierabend machen, arbeitest du das ab, wozu du tagsüber nicht gekommen bist.
Oder durch Fehler anderer hat sich so viel Arbeit angestaut, dass du im operativen Tagesgeschäft mithelfen und Feuerwehr spielen musst.
Die Ursache
Das Problem sind keine einzelnen Personen.
Es ist die Abhängigkeit von ihnen.
Solange wichtiges Prozesswissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter steckt, bleibt dein Betrieb von genau diesen Personen abhängig. Fällt jemand aus, bleiben Aufgaben liegen oder andere müssen improvisieren. Bei Rückfragen wird immer wieder dieselbe Person gebraucht. Aufgaben lassen sich nur schwer übergeben und neue Mitarbeiter brauchen unnötig lange, bis sie selbstständig arbeiten können. Das Problem sind keine einzelnen Personen. Das Problem ist, dass wichtige Abläufe nur funktionieren, solange die richtigen Personen verfügbar sind. Deshalb muss wichtiges Prozesswissen raus aus einzelnen Köpfen und in klare, nachvollziehbare Abläufe, mit denen auch andere Mitarbeiter arbeiten können. Doch einfach jeden Ablauf irgendwie aufzuschreiben reicht nicht. Entscheidend ist, welche Prozesse zuerst dokumentiert werden, welches Wissen dafür gesichert werden muss und wie daraus Anleitungen und Standards entstehen, die im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden.
DER MECHANISMUS
5 Phasen der Prozessdokumentation
DAS ANGEBOT
Der Prozesskompass Service
Du erklärst. Ich dokumentiere.
Du und deine Mitarbeiter liefern das Fachwissen. Ihr erklärt einmal, wie der Ablauf funktioniert, welche Sonderfälle auftreten und worauf dabei geachtet werden muss. Anschließend übernehme ich die Dokumentation. Je nach Prozess entstehen daraus:
Verständliche Arbeitsanweisungen
Klare Prozessbeschreibungen
Checklisten für wiederkehrende Aufgaben
Entscheidungsbäume und Entscheidungslogiken
Dokumentierte Routinen und Verantwortlichkeiten
Ein strukturiertes digitales Betriebswiki
Rollenbeschreibungen
Beispiele aus der Praxis:
Hier siehst du einen komplexeren Entscheidungsbaum, den ich für einen meiner Kunden aufgebaut habe. Er nutzt ihn für die individuelle Beratung von Interessenten und um sein Personal in der Beratung zu trainieren. Den Baum kann ich leider nur unscharf andeuten, da dort ein firmeninterner Prozess von einem Kunden abgebildet ist. Ich bitte um Verständnis.
Wie man diesen Entscheidungsbaum in der Praxis liest und benutzt? Rechtecke sind Prozessschritte, grüne Rauten sind Stellen, an denen man anhand einfacher Ja / Nein Fragen Entscheidungen trifft und bei Kreisen endet der Prozess.
Screenshot aus einem firmeinternen Wiki, dass ich für einen meiner Kunden erstellt habe und weiterhin ausbaue. Auf Seiten wie Aufgaben in Clockin kann man einfach raufklicken und wird auf eine Seite mit Anleitungen weitergeleitet.
Es geht bei der Prozessdokumentation nicht darum, ein 300-seitiges Qualitätsmanagement-Handbuch zu erstellen, das anschließend irgendwo verstaubt. Die Dokumentation soll im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden. Deine Mitarbeiter sollen bei einer Frage nachschauen können, anstatt jedes Mal einen Kollegen oder dich aus der Arbeit zu reißen. Neue Mitarbeiter sollen sich an bestehenden Abläufen entlanghangeln können. Und wenn eine wichtige Person ausfällt, soll zumindest das Wissen über ihre wiederkehrenden Aufgaben weiterhin im Betrieb verfügbar sein.
Dein Aufwand?
Du musst deine Prozesse nicht selbst dokumentieren. Du oder der entsprechende Mitarbeiter erklärt mir den Ablauf einmal. Ich stelle die notwendigen Rückfragen und erstelle daraus die Dokumentation. Anschließend prüft ihr nur noch, ob alles fachlich korrekt und verständlich abgebildet wurde. Bei kleineren Projekten investieren meine Kunden dafür erfahrungsgemäß insgesamt etwa 3–5 Stunden ihrer eigenen Zeit. Bei größeren Projekten entsprechend mehr.
GANZ TRANSPARENT:
Projekte ab 1.500 € netto
Der genaue Preis richtet sich danach, wie viele und wie komplexe Prozesse dokumentiert werden sollen. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo aktuell der größte Hebel liegt und welche Prozesse sinnvollerweise zuerst dokumentiert werden sollten. Du weißt vor Projektstart genau, was dokumentiert wird, wie das Projekt abläuft und was es kostet.
Wer steckt hinter der Prozessberatung?
Moin, ich bin Eike! Ich komme aus einer Beamtenfamilie. Fast meine gesamte Familie arbeitet im öffentlichen Dienst oder einer Behörde. Vielleicht kommt daher meine Faszination für Prozesse. Allerdings mit einem entscheidenden Unterschied: Prozesse sollten die Arbeit leichter machen. Nicht komplizierter. Genau darum geht es beim Prozesskompass Service.
Wichtiges Wissen wird aus einzelnen Köpfen geholt und in klare Arbeitsanweisungen, Prozesse und Entscheidungslogiken übersetzt, mit denen Mitarbeiter im Alltag tatsächlich arbeiten können. Keine unnötige Bürokratie. Kein 300-seitiges Qualitätsmanagement-Handbuch. So viel Dokumentation wie nötig. So wenig Bürokratie wie möglich. Damit Mitarbeiter selbstständiger arbeiten und dein Betrieb weniger von einzelnen Personen abhängig ist.
SO STARTEST DU
In drei Schritten
1. Kostenloses Erstgespräch buchen
Du füllst kurz das Formular aus und suchst dir einen passenden Termin aus. Im Gespräch möchte ich verstehen, wie dein Betrieb aktuell funktioniert, wo regelmäßig Rückfragen, Fehler oder unnötige Arbeit entstehen und welches Wissen heute besonders stark an einzelnen Personen hängt.
2. Fahrplan & Angebot erhalten
Wir schauen gemeinsam, welche Prozesse den größten Hebel haben und deshalb zuerst dokumentiert werden sollten. Anschließend erhältst du einen konkreten Fahrplan und ein Angebot für die Umsetzung. Du weißt vorher, was ich dokumentiere, wie das Projekt abläuft und was es kostet.
3. Du erklärst. Ich dokumentiere.
Nach Projektstart spreche ich mit dir oder direkt mit den Mitarbeitern, die den jeweiligen Ablauf am besten kennen. Ihr zeigt und erklärt mir einmal, wie ihr arbeitet. Danach erhaltet ihr Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen und Entscheidungslogiken und ein Betriebswiki, sodass der Betrieb reibungsloser laufen kann.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet die Zusammenarbeit?
Wie viel muss ich selbst machen?
Ich habe gerade keine Zeit dafür.
Meine Abläufe sind zu speziell zum Dokumentieren.
Wo sollte ich anfangen?
Machen meine Mitarbeiter das mit?
Inwiefern unterscheidest du dich von KI Experten & Dienstleistern für Prozessautomation?
Kostenfreie Ressource
Lerne mit dem Betriebsrisikohandbuch, wo dein Betrieb von einzelnen Personen abhängig ist und welche Prozesse du zuerst absichern solltest, damit Ausfälle nicht zum Problem werden.
Perfekt geeignet, wenn dich das Thema Prozessdokumentation stark interessiert, du dir aber noch nicht sicher bist, ob es gerade jetzt der richtige nächste Schritt ist.
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